تاریخ پست:1397/11/15 1:11
چگونگی آیین نکوداشت انجمن زرتشتیان تفت‌وتوابع مقیم تهران

تجربه‌های برگزاری یک همایش

فرامرز پوررستمی

تجربه‌های برگزاری یک آیین؛ چگونگی آیین نکوداشت انجمن زرتشتیان تفت‌وتوابع مقیم تهراندر آخرین روزهای دی‌ماه امسال، شاهد برگزاری آیینی در جشنگاه خسروی بودیم که در سال‌های اخیر بی‌نظیر بود. همایشی برای " نکو داشت پنجاه سال تلاش و خدمت" بنیانگذاران و تلاشگران انجمن زرتشتیان تفت‌و‌توابع مقیم تهران که به گفته‌ی بسیاری، با وجود کم و کاستی‌هایی که داشت، خوب و شایسته و درخور نام انجمن برگزار شد.

در زمینه‌ی چند و چون برگزاری، من چون در شب برگزاری این آیین نقشی داشتم و از آغاز نیز - به عنوان یک هموند هیات مدیره- در جریان کار بودم؛ چند نکته را یادآور می‌شوم. چون براین باورم که انتقال تجربه- چه تلخ و چه شیرین- می‌تواند راهنمای دیگران باشد. همچنین بر این باورم که باید از تجربه‌های موفق بسیار گفت. چون خیلی عادت نداریم که از خوبی‌ها بگوییم، و اما برخی نکته‌ها:

-  از هنگامی که اندیشه‌ی برگزاری همایش در نشست هیات‌مدیره مطرح شد، تا هنگام برگزاری بیش از یک سال به درازا کشید. چند ماه نخست ساعت‌های زیادی در هیات‌مدیره یا در گروه تلگرامی که داریم، فقط حرف زدیم و موافق و مخالف بحث کردند.

-  اوایل تابستان امسال بود که جمع به این نتیجه رسید نکوداشت با دو شرط برگزار شود. نخست آنکه همایش" شایسته‌ی" نام انجمن باشد و دیگر آنکه در هزینه کردن بهینه باشد و " ریخت‌وپاش" نداشته باشیم. در همان حال که پذیرفتیم برای کیفیت خوب باید هزینه کنیم.

-  درست در هنگام برنامه‌ریزی، تلاطم در قیمت‌ها و افزایش آن‌ها آغاز شد که دست‌ودلمان را لرزاند؛ اما تصمیم گرفتیم که راه‌حل مناسب برای این مشکل را هم پیدا کنیم و برگزاری هم سر جایش باشد!

-  نکته دیگری که روی آن توافق کردیم، بهره‌گیری حداکثری از نیروهای هموند انجمن بود و در مرحله‌ی بعد هم‌کیشان و سر آخر هر جا که کمبودی داشتیم، از دیگر هم‌میهنان بهره گیریم.

-  از هنگامی‌که روی برگزاری توافق کردیم، یکی از هموندان هیات‌مدیره را به عنوان " مدیر پروژه" برگزیدیم که سابقه و تجربه‌ی خوبی داشت. بر این نکته هم توافق کردیم که دیگر هموندان هیات‌مدیره تا هنگام برگزاری همایش " کارمند پروژه" هستند و باید در چارچوب وظیفه‌ای که پذیرفته‌اند، کار کنند.

وظایف کارمندان پروژه هم بر پایه‌ی تجربه و تخصصی که داشتند، تعیین شد. هیچ عامل دیگری دخالت نداشت و تنها تخصص و تجربه را دخالت دادیم.

-  هر کس که کاری را به عهده گرفت، برایش کوچکی و بزرگی کار مطرح نبود. همه در چارچوب پروژه بودند و کارشان را مهم می‌دانستند.

-  بارها و بارها در نشست‌های هیات‌مدیره بحث‌های تندی در می‌گرفت. اما همه شکیبایی کردند، حرف‌ها را شنیدند و به نتیجه رسیدیم. قهر و کنار کشیدن بی‌معنی بود.

-  کار بعدی توافق درباره‌ی روز برگزاری بود که انجام شد. سپس بخش‌بندی برنامه‌ها را و اینکه شامل چه مواردی باشد، آغاز کردیم. طبیعی است که برای یک همایش سه ساعتی، باید دو تا سه برابر پیش‌بینی می‌کردیم تا در نهایت دستمان برای گلچین کردن برنامه‌ها، باز باشد. چه مدت از برنامه باید سخنرانی باشد و چه کسانی؛ چه مدت موسیقی و دیگر برنامه‌های هنری؛ چه زمانی برای نکوداشت و پیشکش لوح، چه مدت برای میان برنامه و مجری و.... روی این‌ها هم بحث شد. اما برخی موارد مثل کارت دعوت و بروشور و طراحی آن‌ها، بحث چندانی نداشت و به عهده‌ی دو تن از کارمندان پروژه که تجربه و تخصص داشتند، واگذار شد.

-  تهیه سیاهه( لیست) میهمانان بسیار مهم بود. چه کسانی را باید دعوت کنیم و چرا؟ پس از بحث هموندان، معیارهایی را برگزیدیم و بر معیارها پایبند ماندیم. ما پذیرفتیم که هر کاری کنیم چند درصد ناراضی و منتقد خواهیم داشت. یعنی راضی کردن همه، کاری نشدنی است. پذیرفتیم که اشتباه هم خواهیم داشت؛ اما مهم این بود که به معیارهایمان وفادار بمانیم.

- هرچه به روزهای پایانی نزدیک‌تر می‌شدیم تعداد تلفن‌های مدیر پروژه و کارمندان هم بیشتر می‌شد. در مورد برنامه‌ها هم برخی به دلیل گرانی کنار گذاشته شدند. برخی به دلیل مورد پسند واقع نشدن و برخی هم به دلیل اینکه گروه‌های مورد نظر امکان اجرا در آن شب را نداشتند.

-  سرانجام شب اجرای همایش رسید و نکوداشت را برگزار کردیم. آخر شب و هنگامی که میهمانان رفتند، هیچ‌یک از ما خسته نبودیم و همه شادمان بودند و لبخند بر لب، از بس که بازخورد مثبت دیده بودیم و حرف‌های دلگرم‌کننده شنیده بودیم.

-  اکنون که به آن روزها می‌اندیشم، سه عامل را برجسته‌تر از دیگر عوامل می‌بینم. "همدلی"، "نقش‌پذیری" و "جدی بودن" در کار.


تاریخ پست:1397/11/15 1:11 اشتراک گذار ی در تلگرام
شمار بازدید :520

دیدگاه هموندان

نام : همایون مهرزاد زمان : ۱۵ بهمن ۱۳۹۷ _ ۱۱:۲۰:۵۸

درود و دستمریزاد بر تک تک شما عزیزان که با نیتی پاک بزرگداشت آن دل پاکان را از دیروز تا به امروز ناب برگزارکردید

نام : فرامرز زمان : ۱۷ بهمن ۱۳۹۷ _ ۰۶:۰۲:۲۶

سپاس از آقای پور رستمی ، مکتوب کردن تجربیات ،بهترین راه بزای جلوگیری از تکرار اشتباهات گذشته و ارتقا کیفیت برنامه مشابه در آینده است ، کاش آقای پور رستمی ، مدیریت پروژه تبادل افکار بین انجمن های زردشتیان را پیگیری کنند

ثبت دیدگاه

نام

رايانامه

ديدگاه

دیدگاه خصوصی است بله

برای ثبت دیدگاه عبارت امنیتی تصویررو به رو را وارد کنید.



هموندی در خبرنامه

آدرس رایانامه (:ایمیل) خود را وارد کنید تا خبرنامه ی امرداد روزانه نوشتارهایمان را برای شما بفرستد

Real Time Analytics