یادداشت درباره‌ی بخش راهبردی گردش 44 انجمن زرتشتیان تهران

*دکتر مهران سپهری، استاد مدعو دانشکده مدیریت و اقتصاد، دانشگاه صنعتی سویس (ETH) مقابل دانشکده در زوریخ

0256

آرزوی من و همکیشان این­ است که روزی انجمن زرتشتیان با بودجه و برنامه کار کند، الویت­‌ها را مشخص و دسته بندی کند، به جای ریاست به مدیریت و نوآوری بپردازد، آینده اندیشی و دورنگری داشته باشد، و براساس آمار و اطلاعات درست کار کند. آرزوی من و همکیشان این بوده و هست که منتخبان جامعه درد مردم را درک کنند، از جدایی و مشاجره بپرهیزند، متمرکز بر پیشرفت واقعی جوانان و بزرگسالان باشند، و راهبردی و فراگیر بیاندیشند. آرزوهایی که آن چنان سخت و دور از دسترس نیست، و در اکثر سازمان­های انتفاعی و غیر انتفاعی دنیا بدیهی و استاندارد است. بارها و در دوره های مختلف هیات‌مدیره انجمن زرتشتیان تهران مطرح و سعی شده که بودجه چند ماهه کمیسیون ها و انجمن تهیه و تصویب شود، و برنامه زمانی و هزینه‌های پروژه برآورد و پیاده‌سازی شود. ولی تا به حال به دلایلی ساده فرصت اجرا نبوده و هم چنان آرزو باقی مانده‌اند. هدف از این نوشتار، شعار یا انتقاد نیست. بلکه هم‌اندیشی و همازوری با بهترین بهترین‌ها در هیات‌مدیره جدید انجمن است.

پس از انتشار بخش یک “ساختار و روش” این نوشتار در سایت امرداد، همکار گرامی آقای دکتر کامبیز میزانیان طرح تشکیل “کمیسیون برنامه ریزی، بودجه و نظارت راهبردی”، تهیه شده توسط کارگروه “برنامه ریزی و بودجه” گردش 44 ، را برای من ارسال کردند. گرچه طرح خلاصه و در حد پیشنهاد بود، ایده آن درست و برمبنای علمی قرار دارد. خوشبختانه اکنون این کمیسیون در هیات مدیره انجمن مصوب شده و شروع به کار خواهد کرد. البته این طرح اتمام کار نیست، بلکه تنها شروع این حرکت است. حرکت بزرگی که به جلسات متعدد و طولانی بحث و تبادل نظر، و در نهایت انتخاب‌های دشوار، نیاز دارد. شاید رسیدن به چیستی (ماموریت) و چگونگی (چشم انداز)، فرای اساسنامه انجمن، به ماه‌ها گفتمان و جستجوی عمیق در روح و روحیه (Soul Searching) جامعه نیاز دارد. همزمان با گفتمان بنیادی کمیسیون، چند ابزار میان ترم از جمله بودجه سالانه و مدیریت پروژه را پیشنهاد دارم. ابزارهای بعدی می‌تواند تحلیل آماری جامعه و سیستم اطلاعاتی دبیرخانه باشد. استفاده از چنین ابزار پایه‎‌ای در انجمن، تفکر و گفتمان راهبردی را ترویج داده و از بحث تکراری روزمره مسایل جزیی جلوگیری می‌کند.

بودجه

بودجه به زبان ساده “پیش بینی و تدوین نقشه مالی یک سازمان بر اساس برآورد هزینه‌ها و درآمدها” معمولا برای یک سال مالی است. بسیاری هزینه‌ها و درآمدها تکراری و قابل پیش‌بینی‌اند، که با درصدی رشد یا تعدیل برای سال بعد برآورد و توافق می­شوند. برنامه‌های جدید نیز ارزیابی و اضافه می‌شوند. سرفصل‌های بودجه مشخص شده و تامین اعتبار می‌شوند. برای بودجه‌ریزی، ابتدا باید درآمدها را تخمین بزنیم و تصمیم بگیریم آنها را چگونه خرج کنیم. بودجه‌ریزی عملیاتی، بودجه‌بندی بر اساس عملکرد، بودجه‌ریزی بر مبنای صفر، و ده­ها روش پیچیده‌تر نیز وجود دارد. در واقع بودجه به عنوان بیان رسمی طرح‌ها، اهداف و آرمان‌های مدیریت مجموعه است. بودجه‌های کوتاه‌‌مدت، ویژگی‌ها و جزییات وسیع‌تری را شامل می­شوند. بودجه‌های میان مدت، پروژه‌هایی را بررسی می‌کنند که مجموعه در حال حاضر آنها را پذیرفته و برنامه‌هایی را شروع می‌کند که برای رسیدن به اهداف بلندمدت ضروری است. بودجه یک ابزار مدیریتی برای آینده‌پژوهی و پیش‌بینی، طراحی و تصمیم‌گیری، ارتباطات، و یکپارچه‌سازی سازمان است. بودجه هدف نیست، بلکه یک وسیله است برای دستیابی به نتایج قابل انتظار.

بحثی که همیشه شده این است که در شرایط متلاطم و غیرقابل پیش‌بینی فعلی، چگونه می‌توان حتی برای چند موضوع و یا چند ماه بودجه مالی را تهیه کرد؟ در واقع باید گفت که در چنین شرایطی وجود بودجه، به مراتب بیشتر از شرایط ایستا و قابل پیش‌بینی گذشته مورد نیاز است. یک نقشه راه ممکن است دقیق نباشد، ولی مسلما بهتر از نبود آن است. ولی مسلم است که سازمان در شرایط نامطمین باید بتواند تغییرات را درک کند و سریعا بودجه را تعدیل و به روز کند. در این دوره هیات‌مدیره، حضور اعضای خوش فکر، تحصیل کرده، دلسوز و منطقی مایه امیدواری جامعه است، که بتوانند با روش‌های سیستماتیک و دقیق مالی و بودجه‌گذاری، بهره‌وری و اثربخشی انجمن را بالا برند. گرچه ممکن است همه افراد همسطح و همسو و همراه نباشند، ولی کمیسیون‌برنامه ریزی می‌تواند در این اولین قدم راهبردی و هم‌سوسازی انجمن کارساز باشد.

بودجه‌ریزی در سازمان به تحلیل و تعامل، فرهنگ‌سازی و اراده در اجرا نیاز دارد.  برخلاف برخی برنامه‌های استراتژیک که از بالا به پایین ابلاغ می‌شود، بودجه‌ریزی از پایین به بالا صورت می‌گیرد. ابتدا ریز برنامه‌های کوتاه‌مدت بخش‌های مختلف سازمان برآورد مالی می‌شوند. سپس هزینه‌ها و درآمدهای جزئی جمع‌بندی و دسته‌بندی می‌شوند. بدیهی است که موازی‌کاری و هم‌پوشانی در بخش‌ها وجود داشته باشد. مشکل اصلی در تخصیص درآمد محدود به برنامه‌های نامحدود است که نیاز به انتخاب و تقسیم منابع دارد. تهیه بودجه انجمن، یعنی توجه به ریز برنامه‌های موجود کمیسیون‌ها و خواسته‌های جامعه با تخصیص منابع مالی محدود! در نهایت به تلفیق بودجه نیاز است (تلفیق به معنای به هم پیوستن و مرتب کردن است.) که کمیسیون برنامه‌ریزی می‌تواند مشابه کمیسیون تلفیق مجلس شورای اسلامی یا شورای شهر تهران عمل کند.

پروژه

پروژه مفاهیم خاصی را به­همراه دارد – تغییر، سرمایه اولیه، سازماندهی موقت، محدودیت زمان و هزینه – که در روش و برنامه روزمره و عادی سازمان نمی‌گنجد. بنابراین روش‌های معمول مدیریت مجموعه قادر به شروع و تحویل درست پروژه نخواهند بود. امروزه مدیریت پروژه علم و حرفه مشخص و پیشرفته‌ای است که تخصص خاص خود را می‌طلبد. انجمن زرتشتیان تهران، با حجم و تعدد پروژه‌های ریز و درشت، در واقع یک سازمان پروژه محور است و نیاز به بکارگیری مدیریت و مدیران پروژه دارد. حداقل مورد نیاز این‌ که قبل از انتخاب و شروع برنامه، صفر تا صد کار در هر پروژه و مجموع سبد پروژه‌ها برآورد و تامین شود. شکست ساختار کار، برنامه‌ریزی زمان و هزینه، مدیریت ریسک، تامین مالی و منابع، و مدیریت ذینفعان برای هر پروژه باید مشخص و مستند شده و طی زمان کنترل شوند. پروژه هویت مستقل و چرخه عمر خاص دارد که باید مراقبت و هدایت شود.

روال مدیریت و انجام پروژه در انجمن مشابه روند ناقص متداول انجام پروژه­ها در کشور است. شوربختانه پروژه ها بدون برآورد کارشناسی و معیارهای مشخص عینی، و تنها بر اساس احساس و موقعیت انتخاب و الویت‌بندی می‌شوند. پیش از تامین منابع، پروژه‌ها زخمی و سپس رها می‌شوند. تعداد پروژه‌های در جریان بیش از توان سازمان است. به رضایت ذی‌نفعان توجه نمی‌شود. قبل از نیاز و امکان‌سنجی، پروژه ها مصوب می‌شوند. در انجمن ساختمان‌سازی بدون توجه به نیاز جامعه و کشش منابع انجام شده، در عین حال درآمدزایی و گزینه‌های دیگر فراموش شده‌اند. ایجاد تفکر و سیستم مبتنی بر پروژه می‌تواند بهره‌وری و اثربخشی پروژه ها را بالا برد. مسلما با تدوین راهبردهای انجمن، پروژه‌های مرتبط جدید مشخص شده که نیاز به اجرا دارند.

انجمن مسلما نمی‌تواند همه پروژه ها را خود انجام بدهد، و لزوم برون‌سپاری و شریک‌پذیری طبیعی است. ولی این شراکت یا واگذاری باید بر اساس روش­ها و معیارهای مشخص و منطقی صورت بپذیرد. نحوه ارزیابی عملکرد پروژه­ها باید از قبل مشخص شود. مدیریت ریسک، بخشی از مدیریت پروژه و مدیریت تامین‌کنندگان است. ریسک‌پذیری انجمن به دلیل غیرتجاری و عام بودن پایین است و نمی‌تواند هر ریسکی را بدون تمهیدات جبران تحمل کند. مباحث مرتبط متعدد علمی دیگری نیز هستند که امروزه به عنوان نظام مدیریت پروژه یکپارچه در بسیاری از سازمان‌های ایران پیاده سازی و بهره‌برداری شده اند. جای چنین نظام مدیریت پروژه در انجمن زرتشتیان تهران خالی بوده است. از این جهت اکثر پروژه ها ناموفق یا شکست خورده‌اند. ادامه دارد

دکتر مهران سپهری در بخش نخست یادداشت درباره‌ی بخش راهبردی انجمن زرتشتیان تهران، از ساختار و روش کمیسیون برنامه‌ریزی، بودجه و نظارت راهبردی نوشته است.